I.2.5 Bedrijfsvoering

De gezamenlijke ambities op het vlak van bedrijfsvoering

De omgeving waarin wij werken is dynamisch en verandert voortdurend. Om effectief op deze veranderingen en uitdagingen te reageren, is het belangrijk om een stevig fundament te creëren en te houden. Tegelijkertijd is het investeren in de doorontwikkeling en het versterken van ons innovatief vermogen essentieel. Het is nodig om vooruit te denken, ons aan te passen aan die veranderende omgeving en duurzame oplossingen te bedenken voor toekomstige uitdagingen. Binnen bedrijfsvoering vervullen we daarin een proactieve, klantgerichte en dienstverlenende rol. Hiermee leveren we een belangrijke bijdrage aan het realiseren van de provinciale opgaven. Bedrijfsvoering omvat een breed scala aan werkzaamheden die bijdragen aan de continuïteit en effectiviteit van de organisatie. Om inzicht te geven in de doorontwikkeling en resultaten, worden hieronder enkele belangrijke werkterreinen en de behaalde resultaten van het afgelopen jaar toegelicht. Deze thema's illustreren hoe bedrijfsvoering bijdraagt aan het realiseren van gezamenlijke doelstellingen en aan de ondersteuning van de organisatie als geheel.

Organisatieontwikkeling

Op 1 juli 2023 is de nieuwe organisatiestructuur van start gegaan. Belangrijke reden voor de structuurwijziging was om een goede basis te realiseren voor een cultuur waarin we doelgericht en koersvast werken op basis van heldere opdrachten. Belangrijk daarin zijn flexibele werkvormen en integrale samenwerking. Na de structuurwijziging is in 2024 ingezet op een samenwerkingscultuur, die past bij deze doelstellingen. Samen werken we aan een organisatie waarin we, vanuit de kernwaarden samen, passie en lef, professioneel en integraal werken aan de Drentse opgaven.
De kernwaarden maken onderdeel uit van de nieuw vastgestelde strategische routekaart die, naast missie, visie en kernwaarden ook de strategische thema's binnen de organisatie benoemt. Met deze strategische routekaart als kapstok is binnen de domeinen en thema's op eigen wijze én met behulp van externe expertise gewerkt aan het versterken van de onderlinge samenwerking.
Het management van de organisatie werkt via een leiderschapstraject aan onder andere het leidinggeven aan deze cultuurverandering.
Daarnaast is ingezet op het versterken van het opgavegericht werken, onder andere door het inrichten van een strategische portfoliotafel. Dit zal in 2025 gevolgd worden door het organisatiebreed uitrollen van het werken in programma's en projecten, zodat beter gestuurd kan worden op inzet van mensen en middelen. Voor alle initiatieven geldt dat deze in 2025 zullen doorlopen.

Investeren in de mensen die het doen

Het afgelopen jaar hebben we flink geïnvesteerd in het aantrekken en behouden van personeel in loondienst bij de provincie. Dit zien we terug in een daling van onze inhuur en een stijging van het aantal indiensttredingen. Ook zijn we gestart met de uitrol van een nieuw traineeprogramma en blijven we actief inzetten op het aanbieden van stageplaatsen en BBL-banen. Op deze manier investeren we als provincie ook in onze medewerkers van de toekomst. Onze deelname aan het Charter Diversiteit waarmee we in 2024 zijn gestart maakt dat we concreet en actiegericht werken aan diversiteit en inclusie binnen onze organisatie, onder meer door het organiseren van inspirerende bewustwordingssessies en trainingen. Door onder meer de ontwikkeling van strategisch opleidingsbeleid en nieuw opleidingsaanbod, ondersteuning in een goede balans tussen werk en privé en (preventieve) aandacht voor potentieel verzuim hebben we in 2024 geïnvesteerd in het welzijn, de vitaliteit en de inzetbaarheid van de medewerkers van onze organisatie. De positieve effecten hiervan zien we onder meer terug in een daling van ons verzuimpercentage van 6% naar 4,25%.

Verder op weg naar een organisatie in control

In 2024 hebben we het nieuwe bedrijfsinformatiesysteem “Finsy” ingevoerd en dat systeem wordt nu voor onze dagelijkse werkzaamheden ingezet. Daarmee wordt niet alleen de financiële administratie gevoerd, maar het systeem is ook de kern van een verbeterde financiële informatievoorziening en de verdere doorontwikkeling daarvan. De aandacht blijft gericht op een goede financiële informatievoorziening die bestuur en management beter in staat stelt invulling te geven aan hun sturingstaken.
De actualisatie van alle financiële beleidsnota’s en regelingen die voortkomen uit de Financiële Verordening provincie Drenthe 2024 is inmiddels afgerond. Voor 2025 staat nu nog alleen de Nota Overhead en kostentoerekening in de planning.
In 2024 is het Coalitieakkoord 2023-2027 voorzien van een tweede uitwerking naar concrete voorstellen, die in de Begroting 2025 zijn meegenomen. Daarmee is het hele Coalitieakkoord uitgewerkt naar een programma voor het restant van de collegeperiode, inclusief een sluitend dekkingsplan.

Blijvende aandacht voor de kwaliteit van de informatie voor het bestuur

In 2024 zijn verbeteringen aangebracht in de opzet van de Begroting 2025. In de Begroting 2025 wordt uitgebreider aandacht besteed aan het financieel perspectief en dat wordt in een inleiding uiteengezet. Verder is bij alle beleidsopgaven gekeken naar meer concrete beleidsinformatie en bij diverse beleidsopgaven is extra informatie opgenomen over “feiten en cijfers” voor een verbeterde beeldvorming rond de betreffende opgaven. Daarbij is aansluiting gezocht bij de doelstellingen en indicatoren die opgenomen zijn in de gedurende 2023 en 2024 verschenen beleidsagenda’s en -nota’s. Daarbij bleken de beleidsagenda’s nog beperkt aanknopingspunten te bevatten voor een verbetering van de “cijfers en feiten” die we in de Begroting 2025 hebben opgenomen. De verbetering van de inhoudelijke beleidsinformatie in de stukken in het kader van de P&C-cyclus zal de komende jaren een punt van aandacht blijven. Als onderdeel van een verbeterde informatievoorziening is in 2024 ook aandacht besteed aan een verbeterde presentatie van de Begroting 2025 op hoofdlijnen in de vorm van een advertentie in huis-aan-huisbladen en een digitale begroting die via de provinciale website te raadplegen is.

Facilitaire services en vastgoed

Onze gebouwen zijn duurzaam en ingericht op een gezonde, veerkrachtige en duurzame werkomgeving. Welke gebouwen dit zijn en hoe we omgaan met aanschaf, beheer en verkoop van ons vastgoed is beschreven in de in dit jaar vastgestelde Vastgoednota. In paragraaf onderhoud kapitaalgoederen treft u een toelichting over wat we dit jaar hebben gerealiseerd ten aanzien van ons vastgoed.
De Vastgoednota dient ook als kapstok voor het actualiseren van onderliggende beleidsnota's als het Huisvestingsbeleid. In het huisvestingsbeleid voor het provinciehuis gaat het om een bij onze werkzaamheden passende omgeving van alle gebouw gerelateerde faciliteiten en inrichting. Deze dient aan te sluiten bij de van toepassing zijnde regelgeving om de gezondheid en veiligheid van medewerkers, huurders en bezoekers te waarborgen. Het actualiseren van dit beleid en visie, samen met bouwkundige, ICT en installatietechnische aanpassingen staat gepland voor 2025. In 2024 hebben we op dit vlak het nodige gerealiseerd. Zo zijn er net als in de overige kantoorruimten, klimaatplafonds in de kantoren van het archief en de grafische diensten in het souterrain gerealiseerd. Alle bestaande audiovisuele middelen in de vergaderruimten hebben een update gehad en voldoen nu aan de nieuwste richtlijnen. Dit vergroot het gebruikersgemak. Daarnaast ronden we in 2024, begin 2025 het voorzien van digitale middelen in alle vergaderruimten af. Hierdoor is het straks mogelijk om in elke vergaderruimte hybride te vergaderen. De Statenzaal is in de zomer van 2024 voorzien van een nieuwe geluidsinstallatie en stemsysteem.

Drents Museum
Een bijzonder vastgoedobject waar wij als provincie eigenaar van zijn, zijn de panden van het Drents Museum. Bijzonder in die zin dat het voor een deel monumentale panden betreft en dat we tevens eigenaar zijn van de vaste collectie. In het afgelopen jaar is Labyrinthia geopend. De presentatie waar archeologie, kunst en geschiedenis bij elkaar komen is vernieuwd. Om dit mogelijk te maken, is gelijktijdig met het realiseren van deze collectiepresentatie door de provincie i.s.m. het museum ingezet op verduurzaming en vervanging van klimaatinstallaties, (brand)veiligheidsinstallaties en toegankelijkheid. Het realiseren van deze gebouw gebonden werkzaamheden vallen onder onze verantwoording. Als laatste stap in het project realiseren we nieuwe installatie in de Abdijkerk van het Museum. De verwachting is dat we dit in het eerste kwartaal van 2025 kunnen afronden.
Ook hebben we in 2024 een grote stap kunnen zetten in het oplossen van de vochtproblematiek in de ondergronds expositieruimte en voor de werkzaamheden in het komende jaar. Er is voor gekozen om de beschikbare middelen volledig in te zetten voor het herstel van de vochtproblematiek en de uitbreiding van de Zuidgevel niet te realiseren. Op dit moment wordt er gewerkt aan het aangepast ontwerp. We verwachten het feitelijke herstel in 2025 uit te voeren. Dit alles passend binnen het toegekende financiële budget.

Duurzaamheid en inclusiviteit
Duurzaamheid en inclusiviteit zijn belangrijke aandachtsgebieden van de provincie en zij wil hierin een voorbeeldrol blijven oppakken in haar eigen ondersteuning en bedrijfsvoering. Hier onder staan een paar voorbeelden over hoe we duurzaamheid en inclusie doorvoeren in facilitaire producten en diensten.  
In de catering gebruiken we daar waar mogelijk lokale producten. Dit gebruik van streekproducten door de provincie past volledig bij de uitgangspunten van de Green deal. Green deals zijn afspraken tussen de overheid en andere partijen met als doel om het eten van voedsel uit de korte keten te stimuleren en meer lokaal in te kopen. Dit stimuleert de lokale economie en draagt bij aan bewustwording.
Duurzame producten voldoen aantoonbaar aan hoge eisen op het gebied van milieu, mens- en dierenwelzijn. Wij vinden het onze taak om als provincie een breed assortiment aan voeding aan te bieden dat ook voorziet in biologisch, vegetarisch en veganistisch voedsel. De breedte van het aanbod dient te passen bij de afname, ook om voedselverspilling te voorkomen. Eind 2024 was ruim 62% van het cateringaanbod in het provinciehuis duurzaam. De eiwittransitie, het verschuiven van een dieet met vooral dierlijke eiwitten naar meer plantaardige eiwitten, kent een percentage van 55%.
Een ander voorbeeld is het voorzien van onze 15 koffieautomaten van kunststof mallen. Met deze mallen kan iedereen volwaardig deelnemen aan onze koffiecultuur.
Een laatste voorbeeld uit 2024 waarin de werkomgeving iets meer inclusiever is geworden is het toegankelijker en veiliger maken van de Statenzaal voor mensen in een rolstoel.  

(Geografische) Informatievoorziening, Data en Automatisering

Programma digitalisering: digitaal samenwerken en delen van informatie
In alle werkprocessen en projecten staat informatie en data centraal. Er wordt kennis binnengehaald, gedeeld, we werken samen binnen de organisatie en buiten de organisatie met externe partijen. De inzet van moderne ICT, veilig en ondersteunend aan processen, is een belangrijke speerpunt voor de organisatie.
Vanuit het programma Digitalisering transformeren we de ICT-omgeving van een traditioneel ingerichte automatiseringsomgeving, met afgebakende, specialistische systemen naar een moderne samenhangende informatiehuishouden op een technisch robuust en toekomst vast fundament. 2024 kenmerkt zich door een toenemende vraag naar slimmer samenwerken. De vraag om systemen en middelen die de specifieke behoeftes van medewerkers beter kunnen ondersteunen staan op gespannen voet met wat mogelijk en beheersbaar is. Daarbij is het van belang dat het huidige informatiebeleid bij- en vastgesteld moet worden. Er is veel aandacht en daarmee tijd besteed aan de onderlinge samenhang en complexiteit van systemen en de vernieuwingsopgaven die in gang zijn gezet. De realisatie van het programma digitalisering heeft de nodige impact op systemen, processen en medewerkers. De voorbereiding van de deelprojecten kostte meer tijd en zijn daardoor later dan voorzien (na het zomerreces) in de uitvoering gegaan.

Het zorgdragen voor een veilige, toegankelijke en robuuste werkomgeving ondersteund door onze informatiesystemen is een belangrijke taak op het gebied van automatisering, data en informatie. Er waren geen noemenswaardige verstoringen in de bedrijfsvoering in 2024. En ook geen noemenswaardige incidenten op het gebied van de informatiebeveiliging. Qua ontwikkelingen is het proces voor accountmanagement uitgelijnd en is een Microsoft 365 team gevormd. De organisatie rondom cybersecurity is verstrekt met het aantrekken van Information Security Officer. Ten behoeve van de bedrijfsvoering processen is de sjablonen generator iWriter vervangen door een modernere generator Templafy, is anonimiseringssoftware aangeschaft ten behoeve van de Wet open overheid (Woo) en is de provisioning tool vervangen (middel om gebruikers faciliteiten op ICT-gebied te verstrekken). Daarnaast is overgestapt naar een nieuwe telefonie provider.

Geografische informatievoorziening en data
Op het terrein van geografische informatievoorziening en data zijn in 2024 ontwikkelingen geweest. Op 1 maart 2024 is het datateam van de provincie formeel gestart. Sindsdien zijn belangrijke stappen gezet in het opbouwen van een solide basis en het realiseren van de gestelde doelstellingen. In de eerste maanden lag de focus op het ontwikkelen en vastleggen van werkprocessen en het invullen van openstaande vacatures. Dit heeft gezorgd voor een stevig fundament voor de verdere ontwikkeling. Daarnaast is de benodigde technische infrastructuur grotendeels opgezet. Hierdoor beschikt de provincie nu over een sterke basis voor effectief databeheer en -benutting.

Deze inspanningen hebben al tot concrete resultaten geleid. De eerste kaarten, dashboards, rapporten en storymaps zijn opgeleverd. Deze producten bieden waardevolle inzichten voor besluitvorming en beleidsontwikkeling. Dit vormt een belangrijke mijlpaal en onderstreept het belang van datagedreven werken binnen onze organisatie. Ook is gestart met de integratie van verschillende datastromen. Dit draagt bij aan een betere kwaliteit en beschikbaarheid van informatie. Hierdoor wordt het mogelijk om data nog beter als strategisch instrument in te zetten. Daarnaast wordt intensief samengewerkt met het programma Digitalisering. Deze samenwerking draagt bij aan het beter afstemmen van processen en resultaten op de bredere digitale ambities van de provincie. Het project biedt ondersteuning bij het verder optimaliseren van de digitale infrastructuur en werkmethoden. Het afgelopen jaar heeft laten zien dat een sterke start is gemaakt. De komende periode ligt de nadruk op verdere professionalisering van de werkwijze en het vergroten van de meerwaarde van datagedreven werken voor de provincie Drenthe.

Document management
Op het gebied van document management is in 2024 de te verwachten evaluatierapporten met alle resultaten door het Drents Archief opgeleverd. Daarmee is de driejarige pilot met het Drents Archief om een e-depot voor duurzaam beheer van digitale informatie te ontwikkelen, afgerond. Volgens de Archiefwet is het verplicht provinciale archiefbescheiden te verwerven, duurzaam en eenduidig te beheren, te behouden en effectief te ontsluiten en beschikbaar te stellen met als doel het Drents Cultureel erfgoed veilig te stellen en hergebruik ervan mogelijk te maken. Voor digitale informatie is het nu technisch mogelijk om aan te sluiten op het e-depot van het Drents Archief. Het daadwerkelijke aansluiten en overbrengen start in 2025. Daarbij is er gestart met een project om het informatiebeheer en grip op informatie te verbeteren.

Subsidies en inkoop

Het subsidie- en inkoopproces maakt onderdeel uit van het financieel instrumentarium dat de provincie tot haar beschikking heeft. Met als doelen het tijdig, correct en begrijpelijk verstrekken van subsidies. Het doen van inkopen die voor elke opgave passend is, is ingevuld om bij te dragen aan de realisatie van de ambities van de provincie Drenthe. Een van die ambities is het inzetten om volop kansen voor het (regionale) MKB te creëren bij eigen inkopen en aanbestedingen. Ook wordt met inkopen rekening gehouden met thema’s als duurzaamheid, circulariteit en innovatie. Het subsidie-instrumentarium is actueel, waarbij klantvriendelijkheid, transparantie en rechtmatige subsidieverlening leidend is. De resultaten zijn als volgt:

Van het totale provinciale inkoopvolume over 2024 (circa € 78 miljoen; dit is inclusief de enkelvoudige opdrachten) is 30% uitgegeven aan Drentse partijen. 63% is van het inkoopvolume is uitgegeven binnen de noordelijke regio (Drenthe, Groningen, Friesland, Overijssel). Het aandeel voor aanbestedingen uitgenodigde Drents/regionale partijen is 73% en daarmee hoger dan als doel is gesteld (doel: minimaal 2 Drentse/regionale partijen uitnodigen = 66%). Van belang hierbij is dat er voldoende geschikte Drentse partijen beschikbaar zijn. Ten aanzien van de gegunde opdrachten is bij de meervoudig onderhandse aanbestedingen 82% in de regio gegund en van de Europese aanbestedingen 86%.

Juridische kwaliteitszorg

In 2024 is een begin gemaakt met het opstellen van juridische formats (o.a. voor regelgeving) om de kwaliteit van het regelgevingsinstrument van de provincie te versterken. Het Juridisch Beraad is nieuw leven ingeblazen en fungeert als een afstemmings– en informatieplatform voor concernbrede juridische thema's. Met betrekking tot juridische toetsing en advisering van bepaalde besluiten, provinciale regelgeving, samenwerkingsovereenkomsten, claims, gemeenschappelijke regelingen werken we nauw samen met de themajuristen. Via deelname aan de accountteams hebben we meer zicht gekregen op de opgaven die spelen binnen de domeinen en kunnen we hier tijdig op inspelen. In 2024 hebben we tevens bijgedragen aan de juridische vormgeving van vele samenwerkingsovereenkomsten en wijzigingen van gemeenschappelijke regelingen. Ook is begonnen met de verder uitrol van het Bibob-beleid. Er is een begin gemaakt met bewustwordingssessies, in samenhang met tegengaan van ondermijning. De komende tijd is het van belang om meer te gaan onderzoeken met wie we zakendoen. Ook de samenwerking met andere overheden (Drentse gemeenten en overige provincies) in het kader van Bibob is een belangrijk item.

Fraudebeheersing

Frauderisico’s en risico-inschatting
Het voorkomen en mitigeren van frauderisico’s is primair de verantwoordelijkheid van zowel de directie, de GS als PS. We voeren voor de paragraaf Weerstandsvermogen jaarlijks een actualisatie van de risico’s uit en zullen vanaf 2025 ook de frauderisico’s hierin meenemen.
 Hierbij wordt gekeken naar zowel interne als externe risico’s, waaronder:

• Onjuiste of ongeautoriseerde financiële transacties;
• Belangenverstrengeling en onrechtmatige aanbestedingen;
• Misbruik van subsidies en andere financiële regelingen;
• Manipulatie van rapportages of andere administratieve onregelmatigheden.

Op basis van deze analyse zijn beheersmaatregelen geoptimaliseerd om fraude te voorkomen en tijdig te signaleren.

Beheersingsmaatregelen
Om frauderisico’s te beheersen en de integriteit binnen de organisatie te waarborgen, zijn de volgende maatregelen van kracht.

• Interne controles: functiescheiding, vier-ogenprincipe en verplichte autorisaties bij financiële transacties.
• Bewustwording en training: regelmatige training van medewerkers over fraudeherkenning en het integriteitsbeleid.
• Meldkanalen: vertrouwenspersonen en een integriteitscoördinator voor het melden van (vermoedens van) fraude, een klokkenluidersregeling.
• Externe controles: nauwe samenwerking met de accountant en toezichthoudende instanties voor aanvullende controles.

Verrichte acties en fraudegevallen
Er is een frauderisico-overzicht opgesteld waarbij risico’s zijn geïdentificeerd en aanvullende maatregelen zijn aangegeven om de beheersing te versterken. In 2024 zijn geen fraudegevallen geconstateerd.
De provincie blijft alert op frauderisico’s en blijft werken aan continue verbetering van fraudepreventie en risicobeheer.

Rechtmatigheidsverantwoording

We hebben in 2024 onrechtmatige aankopen geconstateerd van € 1.026.234,-- waarbij per abuis de aanbestedingsregels niet conform zijn gevolgd. Na deze constatering is hierop gelijk een beheersmaatregel getroffen in de vorm van een inkoopchecklist, zodat projectleiders afstemmen met inkoopafdeling. Verder worden periodiek de bestedingen per crediteur beoordeeld om tijdig aandachtspunten te signaleren.

M&O-criterium
Het M&O-beleid voor de provincie Drenthe is vastgelegd in de Financiële verordening. Voor subsidieverlening geldt een afzonderlijk M&O-beleid, dit beleid wordt in 2025 geüpdatet. Met betrekking tot dit criterium zijn er geen tekortkomingen geconstateerd boven de rapporteringstolerantie.