Inleiding
Informatie, Data & Automatisering heeft zich gericht op het zorgdragen voor een veilige en toegankelijke werkomgeving ondersteund door onze informatiesystemen. Om te zorgen dat we onze informatie (ongeacht hun vorm) goed blijven beheren en opslaan hebben we in 2024 naast inzet op techniek (denk aan het inrichten van een e-depot) ook geïnvesteerd in interne kennis en capaciteit. Er is een kwartiermaker aangesteld die hieraan mede uitvoering gaat geven. Dit is onder meer nodig om te zorgen dat goed aangesloten wordt bij het verder ontwikkelen van onze inrichting van de informatiehuishouden, digitale gegevens, applicaties en technische infrastructuur. Om archivering goed te kunnen inrichten is het steeds meer digitaal werken van groot belang. Het verbeterpotentieel dat we hier zien in het optimaliseren van werkprocessen en het verbeteren van onze IT omgeving hebben we ondergebracht binnen het programma digitalisering.
Voor interne dienstverlening lag de focus op het bieden van een goede facilitaire ondersteuning. We hebben een grote groei gezien van diverse evenementen en bijeenkomsten in ons provinciehuis. Ook zien we dat het aantal demonstraties toeneemt. De provincie Drenthe erkent en respecteert dit grondrecht en streeft ernaar om een omgeving te bieden waarin demonstranten dit recht op een vreedzame en respectvolle wijze kunnen uitoefenen. Voor meer informatie en behaalde resultaten over digitalisering, informatie, data & automatisering en interne dienstverlening verwijzen we ook naar de paragrafen Bedrijfsvoering (2.5) en Onderhoud kapitaalgoederen (2.3). |
|---|
Wat hebben we bereikt en wat hebben we gedaan?
Doelstelling | Omschrijving doelstelling | Status | Toelichting realisatie |
|---|---|---|---|
8.01.01 Informatiebeheer: het goed beheren en opslaan van documenten die behoren tot een dynamisch, semi-statisch of een statisch archief, ongeacht hun vorm | |||
Informatiebeheer is het zorgen dat informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en gehouden gedurende wettelijke termijnen. Voor eeuwig te bewaren informatie wordt overgedragen; De rest wordt vernietigd conform de Archiefwet. |
| Het realiseren van een archiefoplossing voor SharePoint gaat in het 1e kwartaal van 2025 in productie en loopt hiermee uit op de planning maar heeft voor het beheer geen gevolgen op dit moment. | |
8.01.02 Het zoveel mogelijk inzetten van duurzame facilitaire producten en diensten tegen acceptabele kosten | |||
We zorgen voor de best mogelijke werkomgeving binnen de kaders. De werkomgeving speelt een belangrijke rol in de gezondheid en productiviteit van medewerkers. Dit realiseren we via de facilitaire werkvelden Catering - Chauffeurs – Gebiedsbeheer - Grafische dienst – Informatiebeheer – Objectbeveiliging - Servicedesk – Vastgoed, in samenspraak met de klanten. |
| We zorgen voor de best mogelijke werkomgeving passend bij de gebruikersbehoefte en binnen de (financiële) kaders. De werkomgeving speelt een belangrijke rol in de gezondheid en productiviteit van medewerkers. Dit hebben we gerealiseerd via de facilitaire werkvelden catering, chauffeurs, gebiedsbeheer, grafische diensten, objectbeveiliging en de servicedesk. | |
8.01.03 Informatiemanagement: Een gedegen en veilige inrichting van de informatiehuishouding: digitale gegevens, applicaties, services en technische infrastructuur voor opslag en raadplegen van gegevens | |||
De provincie is een informatiefabriek; zonder informatie ontbreekt onze ruggengraat. We zorgen ervoor dat iedereen overal veilig kan werken met een moderne werkplek. De informatiesystemen zorgen ervoor dat de juiste informatie kan worden ingezet zodat medewerkers bij hun werk optimaal digitaal worden ondersteund. Doel is ervoor te zorgen dat werkprocessen zo goed mogelijk worden ondersteund met digitale hulpmiddelen, voor nu en in de toekomst. |
| Het zorgdragen voor een veilige, toegankelijke en robuuste werkomgeving ondersteund door onze informatiesystemen is een belangrijke taak op het gebied van automatisering, data en informatie. Er waren geen noemenswaardige verstoringen in de bedrijfsvoering in 2024. En ook geen noemenswaardige incidenten op het gebied van de informatiebeveiliging. Vanuit het programma digitalisering is er voor NIS2 (Network and Information Security Directive) een projectplan opgesteld en is gestart met de uitvoering hiervan om in 2025 te gaan voldoen aan deze richtlijn. Het programma digitalisering heeft een succesvolle opstart gekend. Gegeven het feit dat we onze ambities voor het programma digitalisering in 2024 niet volledig hebben gerealiseerd wordt een deel van middelen overgeheveld naar 2025. | |
8.01.04 Het gebruik van duurzame gebouwen en terreinen en daarbij benodigde voorzieningen tegen acceptabele kosten en bij voorkeur energieneutraal | |||
Het hebben van vastgoed is geen doel op zich. We hebben vastgoed voor de uitvoering van provinciale bedrijfsvoering of wanneer het een bijdrage kan leveren aan het behalen van beleidsdoelstellingen. Doel is het verder professionaliseren van het proces rondom provinciaal vastgoed, te weten verwerven, beheren en afstoten van vastgoedobjecten. Daarnaast ligt de focus op het verduurzamen van ons vastgoed. |
| De gebouwen zijn onderhouden, conform onze onderhoudsplanningen. Binnen het project 'Labyrinthia' van het Drents museum, zijn verduurzamingsmaatregelen getroffen in de monumentale gebouwen met betrekking tot isoleren, glas, warmtepompen enzovoort. | |
8.01.05 Datagedreven werken faciliteren met gegevens en informatieproducten | |||
Elke provinciale opgave, of het nu UNESCO, Natuur, Mobiliteit of Vrijetijdseconomie is, heeft inzicht nodig om gericht actie te kunnen ondernemen op de betreffende opgave. |
| Het datateam is als team op 1 maart 2024 gestart. | |
Welke feiten en cijfers zijn er?
Aan de ruim 600 vaste gebruikers van het provinciehuis wordt met 450 flexibele werkplekken de mogelijkheid geboden hybride te werken en te ontmoeten.
Daarnaast hebben we het vastgoedbeheer over diverse provinciale steunpunten en maatschappelijk vastgoed zoals het Drents Museum.
We verwelkomen jaarlijks meer dan 43.000 lunchgasten en ondersteunen meer dan 100 evenementen in het provinciehuis.
Binnen de provincie werken ambtenaren, bestuurders en politici in totaal met meer dan 200 verschillende soorten systemen waar informatie in wordt opgeslagen.
Wat heeft deze beleidsopgave gekost?
8.01 Interne dienstverlening en informatiehuishouden | Primitieve begroting | Begroting na wijziging | Realisatie | Verschil | |
Lasten | 10.785.430 | 15.058.309 | 13.398.868 | 1.659.441 | |
|---|---|---|---|---|---|
Doelstelling 8.01.01 Informatiebeheer: het goed beheren en opslaan van documenten die behoren tot een dynamisch, semi-statisch of een statisch archief, ongeacht hun vorm | 191.685 | 148.231 | 199.175 | -50.944 | |
Doelstelling 8.01.02 Het zoveel mogelijk inzetten van duurzame facilitaire producten en diensten tegen acceptabele kosten | 1.869.800 | 2.032.200 | 1.870.094 | 162.106 | |
Doelstelling 8.01.03 Informatiemanagement: Een gedegen en veilige inrichting van de informatiehuishouding: digitale gegevens, applicaties, services en technische infrastructuur voor opslag en raadplegen van gegevens | 5.128.329 | 6.785.972 | 5.731.563 | 1.054.409 | |
Doelstelling 8.01.04 Het gebruik van duurzame gebouwen en terreinen en daarbij benodigde voorzieningen tegen acceptabele kosten en bij voorkeur energieneutraal | 3.503.616 | 5.491.906 | 5.467.755 | 24.151 | |
Doelstelling 8.01.05 Datagedreven werken faciliteren met gegevens en informatieproducten | 92.000 | 600.000 | 130.281 | 469.719 | |
Baten | -4.361.014 | -4.430.914 | -4.204.387 | -226.527 | |
Doelstelling 8.01.02 Het zoveel mogelijk inzetten van duurzame facilitaire producten en diensten tegen acceptabele kosten | -156.007 | -213.407 | -73.624 | -139.783 | |
Doelstelling 8.01.03 Informatiemanagement: Een gedegen en veilige inrichting van de informatiehuishouding: digitale gegevens, applicaties, services en technische infrastructuur voor opslag en raadplegen van gegevens | -1.311.525 | -1.311.525 | -1.243.955 | -67.570 | |
Doelstelling 8.01.04 Het gebruik van duurzame gebouwen en terreinen en daarbij benodigde voorzieningen tegen acceptabele kosten en bij voorkeur energieneutraal | -2.893.482 | -2.905.982 | -2.886.807 | -19.175 | |
Saldo | 6.424.416 | 10.627.395 | 9.194.481 | 1.432.914 | |
Ontwikkelingen
Het verduurzamen van onze gebouwen is een continu proces. In 2024 hebben we de monumentale gebouwen van het Drents museum, binnen het project Labyrinthia, verder verduurzaamd op het gebied van installaties en isolerende beglazing. De komende jaren zullen de gebouwen nog verder worden verduurzaamd op het gebied van installaties expositiezaal en LED verlichting.
Conform de Drentse digitaliseringsagenda transformeren we de ICT omgeving van een traditioneel ingerichte automatiseringsomgeving, met afgebakende, specialistische systemen naar een moderne samenhangend informatiehuishouden op een technisch robuust en toekomstvast fundament.