Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan Provinciale Staten een bepaalde bestemming hebben gegeven. Wanneer vanuit deze reserves bedragen beschikbaar zijn gesteld en die bedragen na afloop niet zijn besteed, dient in principe het overschot weer aan de betreffende bestemmingsreserve toegevoegd te worden, conform artikel 43 BBV. Het zijn Provinciale Staten die tot deze toevoegingen besluiten. Eenzelfde werkwijze geldt voor eventuele overschrijdingen.
Voor het instellen/handhaven van bestemmingsreserves gelden de volgende beleidsregels:
1. wij gaan terughoudend om met het instellen van bestemmingsreserves. Het uitgangspunt is ‘nee, tenzij’. Het uitgangspunt is, dat alle baten en lasten in de exploitatie worden verantwoord zodat direct duidelijk is welke middelen beschikbaar zijn voor een beleidsdoel. In uitzonderingsgevallen is de instelling van reserves mogelijk, passend binnen en onderbouwd vanuit de eerder in deze nota genoemde functies;
2. instelling van een reserve (of voorziening) vindt onderbouwd plaats via de reguliere P&C-cyclus aan de hand van het standaard format;
3. voor een in te stellen reserve geldt een minimum omvang van € 1.000.000,--;
4. tijdelijk karakter: een bestemmingsreserve is altijd tijdelijk van aard en wordt ingesteld voor een vooraf bepaalde periode. Als de periode op het instellingsmoment niet bekend is dan wordt de reserve ingesteld voor maximaal de resterende duur van de lopende collegeperiode. Na afloop van de collegeperiode vindt altijd een actualisatie van de reserve plaats. Deze kan leiden tot heroverweging van de inzet van de gereserveerde middelen;
5. aan een reserve ligt altijd een financiële onderbouwing (bestedingsplan) ten grondslag inclusief meerjarenbegroting. Het bestedingsplan wordt periodiek en minstens eenmaal per begrotingsjaar geactualiseerd;
6. een reserve voldoet aan een van de in paragraaf 1.1 van de beleidsnota benoemde functies;
7. Provinciale Staten stellen bij het instellen van een reserve in ieder geval vast: functie, doelstelling en gebruik, toegestaan minimum, toegestane onttrekking, voeding (wijze en mate), opheffing, wanneer of onder welke omstandigheden de reserve kan komen te vervallen en specifieke spelregels.
